"קשה להיות גם שליח מצליח, וגם לשמור על לוח זמנים מסודר..."

במסגרת שליחותי, אני גם מלווה שלוחים בארץ ובעולם. מה שהוליד אצלי את הרעיון להכין סדרת מאמרים וטיפים לשלוחים, המבוססים על ידע ונסיון שהצטבר במהלך הליווי והעשייה בשטח.

המאמרים מותאמים במיוחד לשלוחים. ועוסקים בניהול זמן, ניהול כסף, ניהול עובדים ועוד.

אני בטוח, שאם תיישם אפילו חלק קטן מהרעיונות והטיפים שמובאים כאן, התוצאות שלך ישתפרו מאוד, בתוך תקופה קצרה ביותר.

המאמר הראשון בסדרה:
מהי הדרך הטובה ביותר, לסיים מטלות במהירות וביעילות?

"שליח, לא יכול לתכנן את עצמו. ואם הוא ינסה לתכנן את הזמן שלו, לא יעברו כמה שעות מהבוקר ופתאום יצוצו לו כמה אירועים לא צפויים שתמיד יזיזו אותו מהתכנון המקורי.

אלה הם חלק מהמשפטים שאני שומע משלוחים, ואני מתאר לעצמי שגם אתה אומר את זה לפעמים.

אבל אני מבטיח לך, שעד סוף המאמר תלמד לתכנן את הזמן שלך בצורה כזו, שביום אחד תספיק לעשות, מה שאחרים לא עושים בשבוע שלם!

מכיר את זה? אתה מתחיל את היום עם תפילה, לימוד ושאר משימות שגרתיות, ממשיך עם דברים שצצים פה ושם, האשה ביקשה שתקנה משהו, אתה מקבל טלפון ממישהו מהקהילה שביקש עזרה קטנה וכו',

בקיצור, השעות חולפות, אתה מגיע לסוף היום, ואתה מבין שאתה רחוק מאוד ממה שתכננת להספיק היום.

כמה פעמים תכננת להגיע לאירוע בשעה מסוימת, והגעת באיחור?

לא נדבר על דברים שאתה רוצה לעשות, שנדחים מיום ליום, משבוע לשבוע, הזמן עובר הפעולות לא מתבצעות, ואתה מוצא את עצמך במצב לא נעים בכלל…

אז למה זה קורה? ואיך לפתור את הבעיה הזו אחת ולתמיד?
הסיבה העיקרית שבגללה אנחנו לא מצליחים לסיים את כל הפעולות שהצבנו לעצמנו בתחילת היום, היא, שהפעולות פשוט לא מוגדרות בצורה נכונה.

לדוגמא: עם התקרב חג הפסח, קבעת להיפגש עם תורם שחג הפסח קרוב לליבו, והוא תמיד נרתם ותורם בעין יפה.

אתה מגיע לפגישה עם תקווה וביטחון בה', וב"ה אתה תופס אותו במצב רוח טוב, והכל זורם,
בסוף הפגישה הוא בכלל מדהים אותך עם סכום גבוה בהרבה ממה שהערכת (נניח 10,000$).

ברגע שאתה מקבל ממנו את התרומה, אתה מודה לו בחום, ומיד מקבל החלטה, לתת לו מתנה אחרי החג, בצירוף מכתב תודה יפה ומעוצב.

כדי שלא תשכח לעשות את זה, אתה פותח את היומן בתאריך כ"ח בניסן, וכותב: "להכין מכתב תודה לתורם + מתנה יפה ומכובדת". אתה סוגר את היומן וממשיך להיערך לפסח.

עובר חג הפסח, מגיע התאריך כ"ח בניסן, ואתה מקבל תזכורת מהיומן: להכין מכתב תודה לתורם + מתנה יפה.

מיד כשאתה נזכר בתורם, אתה מתמלא בתחושת הערכה, מתחיל לחשוב איזה מכתב לכתוב, איזה מתנה לקנות, עושה חיפוש בגוגל, רעיונות עולים, רעיונות יורדים, השעות עוברות ותכל'ס המכתב לא ממש התקדם היום.

עובר יום יומיים, שבוע שבועיים, הזמן עובר, והרעיון מתחיל להעלות אבק, ואתה מסתובב עם תחושת החמצה / תסכול / אכזבה וכו'.

והסיפור הזה של דחיית פעולות קטנות שלבסוף תוקע לך דברים גדולים, חוזר על עצמו כל הזמן, וגורם לך להרבה אי נעימויות.

מה עושים?

הפיתרון הוא פשוט: כדי שמטרה מסוימת תצא לפועל, היא צריכה להיות מחולקת לפעולות קטנות ופשוטות.

אסור לרשום ביומן יעד או מטרה סופית, אלא פעולה פשוטה ומוגדרת.

אם תפרק כל מטרה או רעיון שיש לך לפעולות קטנות ומוגדרות, לא תהיה לך כל בעיה להגיע אל המטרה ולהגשים את הרעיון, גדול ככל שזה יהיה!

תכל'ס, איך עושים את זה?
ניקח לדוגמא את המקרה שהבאנו, עם הגביר שתרם לנו סכום נכבד.

כדי לגרום למכתב תודה והמתנה לצאת אל הפועל, צריך קודם כל לקחת את המטרה ולחלק לפעולות בצורה הבאה:

פעולה ראשונה שצריך לעשות זה: להכין את המכתב. אח"כ הפעולה הבאה היא: לעצב אותו, אח"כ להדפיס אותו (בהדפסה איכותית), ואם תחליט גם למסגר אותו אז הפעולה הבאה תהיה מסגור מכתב התודה.

אח"כ יש לנו את המתנה… גם כאן, צריך לשבת ולפרק את זה למשימות קטנות, המשימה הראשונה תהיה, להחליט איזה מתנה נקנה? בשביל להחליט בנושא הזה, יכול להיות שנצטרך להתייעץ עם מישהו, לכן, הפעולה הבאה צריכה להיות: התייעצות עם פלוני איזה מתנה לקנות?

אחרי שחשבנו והגענו להחלטה איזה מתנה לקנות, צריך להכניס פעולה: לבדוק איפה אפשר למצוא אותה וכו' וכו'.

עכשיו אתה מבין שאם היומן שלך יתמלא בפעולות פשוטות ומוגדרות, פתאום הכל יהיה לך מאוד ברור וקל לביצוע. וגם יתבצע בזמן.

לכן. מהיום כשאתה בא לרשום משהו ביומן, אתה לא רושם את המטרה הגדולה, אלא את הפעולות הקטנות והמוגדרות.

(איך אפשר בכלל להכניס ליומן, כל כך הרבה פעולות קטנות בצורה מסודרת? נדבר בהזדמנות אחרת)

לסיכום:
דבר ראשון: מהיום אתה מפרק כל משימה לפעולות קטנות.

דבר שני: כשאתה רושם ביומן, אתה רושם רק פעולות פשוטות ולא מורכבות (שגם ילד בן 10 יבין בדיוק מה צריך לעשות).

משה גולדשטיין
מאמן עסקי ואישי
052-3813047