איך אפשר גם לנהל וגם לחיות נכון? איך להגיע למצב של עבודה שעתיים ביום? איך לצאת לחופשות תכופות בלי לפגוע בתפוקת העבודה? ובכלל, מה סוד ההצלחה בניהול?

טרוד עד מעל הראש

כמעט כל בעל עסק או מי שעובד במשרת ניהול, מוצא את עצמו טרוד עד מעל הראש בשעות העבודה ולרוב זה נמשך גם הרבה אחרי שעות העבודה. לפעמים הוא נאלץ לקחת עבודה לדרך או לבית, עבודה שלא נגמרת אף פעם. אין זמן ליהנות עם המשפחה, אין זמן פנוי להירגע, ועל טיולים בסתם יום שבשגרה אין מה לדבר בכלל...

מצד אחד אתה כמנהל רוצה להישאר בתפקיד ניהולי, ומצד שני המחיר האישי והמשפחתי שאתה נדרש לשלם נראה יקר מדיי.

מה הפתרון?
הטעות הרווחת אצל מנהלים היא, שבמקום לעסוק בניהול הם עוסקים בתפעול. מה זאת אומרת? תפקיד המנהל הוא להיות אחראי שהעובדים הכפופים לו, יבצעו את עבודתם לפי הנהלים וההנחיות שנקבעו מראש. תפקיד המנהל הוא לא לעבוד ולבצע משימות כאלה ואחרות, אלא לוודא שהכפופים לו עובדים לפי הנהלים.

בתכל'ס מה קורה בשטח? המנהל עוסק בתפעול. הוא כל היום עסוק בלבצע משימות שאמורות להתבצע על ידי עובדים שמתחתיו.

התפקיד שלך כמנהל הוא לא לעשות עבודות פיזיות או להתעסק עם ניירת שלא נגמרת. התפקיד שלך הוא לוודא שהעובדים שלך עומדים בנהלים ומבצעים את תפקידם.

אם אתה מוצא את עצמך עושה פעולות שאינן פעולות בקרה ופיקוח או תכנון ופיתוח - אתה צריך להבין שמשהו בהגדרות התפקידים של העובדים שבשליטתך לא עובד כראוי, וצריך לפתור את זה בהקדם.

מכבה שריפות

לפני כמה שנים, אימנתי מנהל ישיבה לא קטנה במרכז הארץ, שהיה עסוק בעבודה מבוקר ועד (מאוחר ב)ערב. מכבה שריפות בלי סוף, מתרוצץ בין המשרדים השונים, בקיצור עבודה סזיפית וקשה עד שהגיע לסף ייאוש. ישבתי איתו וניתחנו את כל הפעולות שהוא עושה בפועל, סידרנו אותם מחדש בצורה נכונה, ובכלל זה הוא העביר תפקידים שהוא היה עושה לאנשים אחרים בצוות שהתאימו לכך.

ובסופו של תהליך, הוא הגיע למצב שכל העבודה שלו הסתכמה בשעתיים ביום בלבד, בלי כיבוי שריפות ובלי הפתעות חדשים לבקרים. בזמן שהתפנה הוא מקדיש לאיתור ופיתוח מקורות הכנסה חדשים לישיבה שמניבים תוצאות יפות, התפנה לו זמן ללימוד תורה וכמובן יותר זמן לבית ולמשפחה.

לסיכום, כל מה שאתה כמנהל או בעל עסק צריך לעשות: בשלב ראשון, להכין רשימה של כל הפעולות שצריכות להתבצע בעסק או בעבודה, וזה כולל את כלל הפעולות החל מהפעולות הקטנות ביותר, ועד לפעולה החשובה והגדולה ביותר. בשלב שני, לבחון כל פעולה, מי העובד המתאים ביותר לבצע אותה. ובשלב האחרון, לשבת עם כל עובד ולהבהיר לו איזה פעולות הוא אמור לבצע ומתי.

טיפ מס' 1 – כל עובד חדש (או ישן שעובר הליך ריענון) עבור איתו על המטלות המדויקות שהוא צריך לבצע, שב לידו בהתחלה ותראה שהוא מבצע בדיוק את מה שהוא צריך לעשות. רק אחרי שאתה רואה שהוא יודע מה הוא צריך לעשות בדיוק, אתה יכול להרפות לאט לאט.

טיפ מס' 2 – מחמאות – רוב המנהלים אלופים בלהעיר לעובדים כשהם עושים משהו לא בסדר. מועטים המנהלים שמחמיאים לעובדים כשהם עושים את הנדרש מהם. עובד מקבל מחמאה לעיתים נדירות בלבד וזה יקרה רק אם קרה שעשה משהו יוצא מהכלל. זו טעות. עובדים חייבים מחמאות ושבחים כמו אוויר לנשימה, ואם אתה רוצה שהעובד ילך וישתפר והתפוקה תעלה, אל תתקמצן על דברי שבח, זה לא עולה כסף, אלא משפר את האווירה והביצועים של העובד.

טיפ מס' 3 – אם גם אתה נמצא במצב של עומס בעבודה, מתרוצץ בין פעילויות וכו', קח פסק זמן של כמה שעות או ימים, תכנן מסלול מחדש, ותתחיל ליישם את זה ולהתנהל נכון. התחל בשלב הראשון באופן מיידי, כל יום שעובר – לא חוזר. לא חבל על הזמן???

טיפ מס' 4 - סוף מעשה במחשבה תחילה – בסופו של תהליך יתפנו לך הרבה שעות, ואם לא תתכנן מראש מה תעשה בהם, תמצא את עצמך מבזבז הרבה זמן על שטויות ומרעין בישין. לכן, לפני שאנחנו מתחילים אימון לצמצום שעות העבודה, אנחנו כבר חושבים מה תעשה בשעות הפנויות שיהיו לך במשך היום... תחשוב – מה רצית ללמוד ולא מצאת זמן לזה? איזה פרויקט תקוע אצלך כבר הרבה זמן בראש ולא בא לביצוע כי "אין זמן"? תכין רשימה, וקדימה לעבודה.

משה גולדשטיין מנטור ומאמן עסקי.
מנכ"ל 'התנהלות כהלכה'
התנהלות נכונה – הדרך להצלחה

מומחה בניהול זמן, מלווה מנהלים ובעלי עסקים המעוניינים לנהל בהצלחה, לפתח פרויקטים חדשים ולהישאר עם הרבה זמן פנוי.
בעל ניסיון עשיר בניהול עמותות, ארגונים, מוסדות ועסקים מזה כ-20 שנה.

לתגובות הארות והערות ניתן לפנות במייל
[email protected]  או לנייד 052-3813047.